Gli studi e le aziende che, per qualsiasi motivo, conservano documenti aventi valore legale in formato elettronico devono farlo nel rispetto delle linee guida dell’Agenzia digitale, pena la mancanza di validità legale del documento.

Per una corretta conservazione dei documenti il titolare deve individuare un responsabile della conservazione (tra i dipendenti o all’esterno) che avrà un ruolo di primo piano nella compliance alle linee guida: un soggetto con adeguate competenze giuridiche, informatiche e archivistiche, i cui compiti principali sono la predisposizione del manuale di conservazione documentale e il relativo aggiornamento periodico, la gestione dei flussi documentali e degli archivi, nonché assicurare la corretta applicazione del manuale.

Il ruolo del responsabile della conservazione può essere affidato ad un soggetto esterno allo studio professionale, a condizione che sia un soggetto terzo diverso da chi gestisce il servizio di conservazione digitale (ad esempio il fornitore della soluzione It utilizzata per la conservazione).

Il responsabile può, a sua volta, delegare sotto la propria responsabilità le proprie attività o parte di esse a uno o più soggetti che all’interno dello studio abbiano specifiche competenze ed esperienze.

La delega deve essere riportata nel Manuale di conservazione documentale.

Il mancato rispetto delle linee guida ha sanzioni indirette; vale a dire che non ci sono sanzioni specifiche, quindi si applicano quelle relative a formazione/conservazione non adeguata della documentazione rilevante.

Altre rilevanti sanzioni sono previste da normative di settore.

Diverso e, se vogliamo ancora più «pesante», il carico sanzionatorio per tutti i documenti che contengono dati personali: il mancato rispetto delle linee guida, infatti, può essere una “spia” della mancata adozione di misure di sicurezza adeguate, con applicazione allo studio delle multe previste dal Gdpr (che possono arrivare fino a dieci milioni di euro, o al 2% del fatturato globale dell’anno precedente, se maggiore).

Le soluzioni adottate devono essere verificate e aggiornate.

Questo si traduce in un monitoraggio costante del corretto funzionamento delle soluzioni tecnologiche adottate, cui si aggiunge una verifica periodica (4/6 mesi) del rispetto delle procedure indicate nel manuale di conservazione.

In ogni caso il manuale di conservazione deve essere aggiornato in presenza di cambiamenti normativi, organizzativi/procedurali e tecnologici rilevanti.

È quindi richiesto un monitoraggio continuo rispetto a nuove disposizioni di legge o regolamentari che impongano l’adozione di specifiche misure, ma anche una procedura interna che consenta un aggiornamento tempestivo nel caso in cui ci si avvalga di nuove o diverse soluzioni tecnologiche o se cambiano le procedure interne che impattano sul sistema di formazione, gestione o conservazione di documenti informatici.